Formazione ed informazione
Il piano di formazione è finalizzato a trasferire ai destinatari del Modello:
- la conoscenza dei principi chiave della normativa “231” e del Codice Etico e le regole auree di natura organizzativa previste dalle presenti Linee Guida;
- le norme interne di dettaglio previste dalle singole procedure.
Quest’ultime devono essere conosciute soprattutto da coloro che operano nelle rispettive aree di rischio.
Per i soggetti apicali e per gli amministratori deve essere pianificato periodicamente un incontro formativo/informativo frontale sul Modello Organizzativo, a cura ad esempio dell’ufficio Internal Audit e compliance in collaborazione con l’ufficio delle Risorse Umane.
Per gli altri dipendenti si può provvedere anche in modalità e-learning, con sistemi che assicurino la tracciabilità della erogazione.
I contenuti formativi sono definiti a cura dell’azienda e potrebbero essere condivisi con l’Organismo di Vigilanza. Restano fermi gli obblighi formativi previsti da specifiche normative (salute e sicurezza sui luoghi di lavoro, privacy etc…) i cui contenuti, definiti dal Responsabile del Servizio di Protezione e Prevenzione (RSPP), devono sempre fare richiamo ai collegamenti con i rischi “231” connessi ai controlli di compliance declinati dalle norme speciali in materia.
L’informazione relativa al modello è assicurata mediante:
· per fornitori esterni, shareholders e altri stakeholders attraverso la pubblicazione sul sito istituzionale delle presenti Linee Guida e del Codice Etico;
· per i dipendenti attraverso la pubblicazione sull’intranet aziendale delle parti speciali del modello e dei protocolli/procedure e di ogni altra documentazione utile. I fornitori che ne facciano richiesta potranno prendere visione delle parti speciali del Modello e dei protocolli/procedure di stretto interesse.
La formazione dovrà:
- essere calibrata con riguardo ai vari livelli aziendali predisponendo delle lezioni ad hoc sulla base delle diverse funzioni rivestite;
- essere integrata, nel senso che deve adeguarsi alle modifiche del modello sia dal punto di vista procedurale che legislativo; deve essere regolamentata, in quanto il modello ne deve fare specifico riferimento, contenendo anche i contenuti minimi delle lezioni;
- essere formalizzata, in quanto è necessario predisporre un registro delle presenze affinché tutti i dipendenti che rivestono funzioni in settori potenzialmente a rischio, siano adeguatamente informati.
A ciò si deve aggiungere che la formazione deve essere ripetuta, oltre che in caso di modifiche legislative e societarie che hanno comportato la modifica del modello stesso, anche in caso di assunzione di nuove risorse.
I contenuti minimi che devono essere trattati nel percorso formativo sono di seguito elencati:
- il dettato normativo del D.lgs. n. 231/2001;
- i contenuti del modello adottato e dell’analisi dei rischi;
- le fattispecie di reato previste dal legislatore con particolare rilievo a quelle individuate come potenzialmente a rischio;
- gli effetti e le ricadute del MOG sull’ente;
- i compiti dell’ Organismo di vigilanza;
- il sistema disciplinare adottato, le sanzioni previste;
- il whistleblowing.
Oltre a prevedere il contenuto della formazione, i piani di formazione, la periodicità, la modalità di somministrazione della formazione, si ricordano alcuni spunti che potrebbero essere sfuggiti ad alcune aziende impegnate nel rispetto del Decreto 231 al fine di gestire idoneamente la formazione in azienda: a parere di chi scrive infatti è necessario che l’azienda ponga in essere le seguenti attività:
- Foglio di presenza ai corsi di formazione;
- Test di apprendimento corso di formazione;
- Provvedimenti disciplinari inseriti nel Sistema disciplinare in caso di mancata presenza ai corsi.
L’azienda dovrà accertarsi che l’informazione conferita ai terzi sia stata vista e accettata. Per fare questo l’azienda può :
- chiedere la presa visione tramite mail o PEC,
- Inserire la clausola di accettazione e presa visione all’interno del contratto,
- farsi rilasciare la presa visione in altri documenti (accordi, ordini, preventivi, ecc).
Solo seguendo queste prescrizioni l’azienda potrà dire di aver ben gestito l’aspetto della formazione 231.