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ODV, motore del Mod. 231

L’art. 6 comma 1 lett. a) del D.Lgs. 231/2001 sancisce che l’organo dirigente (deve aver) adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi.

Il giudizio del giudice, quindi è di tipo “bifasico”: deve cioè aver riguardo al contenuto formale del modello organizzativo, che deve essere, appunto idoneo e deve essere rivolta all’attuazione sostanziale dello stesso, che deve essere efficace.

Insomma, la valutazione del giudice, se per un verso deve riguardare l’identificazione dei contenuti essenziali del Modello, per l’altro verso deve concernere il funzionamento del Modello stesso; un primo giudizio dunque caratterizzato in termini di astrattezza e una seconda valutazione connotata in termini di concretezza.

Certamente, in entrambi i casi la valutazione effettuata dal giudice è di tipo prognostico, risultando destinata per un verso a individuare i contenuti del Modello, nonché, per l’altro verso, a verificare se essi siano in grado di funzionare.

Approfondendo il secondo momento, ovvero la “l’effettiva attuazione” dei Modelli Organizzativi, si fa notare che tale valutazione non può adottare, come indice di riferimento, la mera lettura del documento che integra il Modello, dovendosi invece basare su circostanze fattuali concrete, la dimostrazione delle quali deve essere offerta ed è acquisibile attraverso i mezzi di ricerca della prova ed i mezzi di prova utilizzabili per l’accertamento di qualsiasi fatto.

La dinamicità del concetto qui considerato si evince pure dal contenuto dell’art. 7, comma 4, il quale afferma che un efficace attuazione del modello richiede “una verifica periodica e l’eventuale modifica dello stesso quando sono scoperte significative violazioni delle prescrizioni ovvero quando intervengono mutamenti nell’organizzazione o nell’attività”.

La verifica periodica è svolta in prima analisi dall’Organismo di Vigilanza.

È proprio l’attività dell’organismo di vigilanza, che, stimolando l’azienda, crea le necessarie evidenze che possono il banco di prova atto a dimostrare l’efficace attuazione del modello organizzativo.

L’organismo di vigilanza è così “il motore” del modello 231 aziendale.

Deve attivare i controlli stimolando i vari interlocutori, responsabili di funzione, dipendenti , vertice aziendale a rispettare i protocolli individuati nel modello, inviare flussi informativi, far “girare” il Modello 231.

Il corretto ed efficace svolgimento dei compiti di vigilanza affidati all’organismo di vigilanza (ODV) sono quindi presupposti indispensabili e assolutamente inderogabili per l’esonero dalla responsabilità, sia che il reato sia stato commesso dai soggetti “apicali” sia che sia stato commesso dai soggetti sottoposti all’altrui direzione.

Ma quali devono essere le attività che l’OdV deve svolgere per adempiere alle sue funzioni e soprattutto per salvare l’azienda? Quando l’attività dell’Organismo di vigilanza si può dire efficace?

L’OdV deve innanzi tutto pianificare la sua attività annuale ad inizio anno e proporre all’azienda un budget di spesa annuo, in base ad una propria analisi circa le possibili necessità che può presentare l’attività di odv stessa in riferimento a quella determinata azienda.

Deve riunirsi periodicamente, verbalizzare le riunioni in modo critico e articolato.

Incontrare i responsabili di funzione e i soggetti che governano i processi a rischio, controllando che l’analisi dei rischi sia idonea e che i controlli aziendali siano esistenti, coerenti e posti in essere correttamente.

Verificare il grado di informazione, diffusione e formazione sui temi relativi alla 231 e ai processi a rischio, proponendo annualmente un evento formativo.

Segnalare tempestivamente al vertice aziendale eventuali lacune rilevate o segnalazioni pervenute.

Esaminare i flussi informativi, chiedendo chiarimenti quando le rispose necessitano approfondimento.

Gestire correttamente e in maniera adeguata le eventuali segnalazioni pervenute, in conformità alla normativa whistleblowing.

Relazionare gli organi societari nelle tempistiche previste dal Modello 231, condividendo le risultanze delle relazioni svolte, rendicontando circa il budget speso annualmente.

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